در بحث های گذشته به موضوع اهمیت استراتژی در برنامه سازمان ها پرداختیم و امروز قصد داریم به اهمیت نوشتن یک سناریو خوب در طراحی استراتژی برای یک سازمان بپردازیم.

سناریو از لغت انگلیسی Scenario گرفته شده است. سناریو در هر حوزه دارای تعریف های مختلفی است مانند حوزه هنر، سیاست، استراتژیک و غیره.

بطور کلی سناریو را میتوانیم اینگونه تعریف کنیم که؛ سناریو را بصورت مجموعه داستانی  در نظر بگیریم که برگرفته از شبیه سازی های ذهنی  است که تلاش میکند که افراد یا کسب وکار ها را برای قرار گرفتن در شرایط مختلف آماده کند و تمام احتمال های آن را در نظر گرفته باشد.

سناریو ها میتوانند بصورت متن، داستان، سند و … باشند. با استفاده از ابزار سناریو ما میتوانیم از آینده بازار یا کسب وکار یا موضوع هدف خود پیش بینی هایی داشته باشیم و با استفاده از آنها مدیریت بهتری بر امور داشته باشیم.

عناصر اصلی سناریو

سناریو را میتوانیم متشکل از موارد زیر در نظر بگیریم

نیروهای محرک

منطق

پیرنگ یا طرح داستان

وضعیت نهایی

نیروهای محرک خود به دو دسته تقسیم بندی میشوند که دسته اول عبارتند از: نیروهایی که از طریق محیط به سناریو تاثیر میگذارند مانند نیروهای اقتصادی، اجتماعی و ..

و دسته دیگر فعالیت هایی هستند که توسط نهاد های خاصی انجام میگیرند. مانند سازمان های تجاری یا احزاب سیاسی

بخش های مختلف یک سناریو

برای اینکه ما بتوانیم یک سناریو بنویسیم میتوانیم از سه منبع زیر استفاده کنیم

استفاده از  مطالعات تجربی

کمک از برنامه نویسان شرکت های بزرگ

استفاده از داده ها با مقاطع زمانی بلند مدت برای پیش بینی

در ابتدا برای نوشتن یک سناریو ما باید در حوزه مورد بحث اطلاعات زیادی را جمع آوری کنیم  تا بتوانیم با اشراف کامل در مورد موضوع یک سناریو بنویسیم. گام بعدی بررسی تمام احتمالاتی است که میتوانند این اطلاعات در حال یا آینده داشته باشند. گام بعدی شناخت تمام نیروهایی هست که بر محیط سناریو ما تاثیر میگذارند و باید تک تک آنها را تجزیه و تحلیل کنیم. در گام بعدی با استفاده از ابزار های تحلیلی و منطقی، تمام اطلاعات و احتمالات و نیروهایی که تا الان به دست اورده بودیم را بررسی میکنیم و با استفاده از این ابزار ها، عوامل نامربوط  را از سناریو حذف میکنیم.

بطور کلی یک سناریو باید بر پایه عوامل زیر نوشته شود:

بر خلاف اشتباه خیلی ها، سناریو باید بر اساس اتفاقات حال نوشته شود.

عوامل تشکیل دهنده یک سناریو باید هماهنگی داخلی خوبی با هم داشته باشند و خود سناریو باید برای اساس تجزیه و تحلیل های دقیق نوشته شده باشد.

سناریو ها باید کاملا واضح و مستقیم هدف خود را بیان کنند تا استفاده کنندگان از آنها بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند.

مزایای استفاده از سناریو در طراحی استراتژی

بطور کلی هر سازمان یا کسب وکار یا بطور کلی هر مجموعه ای برای رسیدن به موفقیت، نیازمند استفاده از استراتژی مناسبی هست که بتواند در بازار های رقابتی حال حاضر از سد رقبا بگذرد و خود  یکه تاز بازار شود. اما در کنار اینها، استفاده از سناریو نویسی در طراحی استراتژی میتواند به ما در این امر کمک شایانی کند و موفقیت را برای سریعتر معنا کند. در ادامه به مزایای استفاده از سناریو در طراحی استراتژی میپردازیم:

کاهش خطاهای تصمیم گیری

همیشه در هنگام تصمیم گیری این خطر وجود دارد که دچار اشتباه بشویم و تصمیم اشتباهی را بگیریم. اما با استفاده از ابزار سناریو ما میتوانیم این خطر را به حداقل برسانیم.تعاملات مابین تصمیم گیری و سناریو توسط دانشمندانی همچون پیتر شوارتز مورد بررسی قرار گرفته است. او نشان داد که برنامه ریزی بر اساس سناریو خود یک پیشرفت در ظرفیت های تصمیم گیری در سطح رهبری سازمان است و احتمال اشتباه را در صورت داشتن یک سناریو خوب به حداقل می رساند.

کاهش هزینه ها 

در هنگام نوشتن سناریو همانطور که در بالا اشاره شد، ما به تمام احتمالات و اطلاعات توجه خاصی میکنیم وآنها را مورد تجزیه و تحلیل قرار میدهیم. با این کار ما اشراف کاملی از بازار هدف خود به دست می اوریم و میتوانیم خود را برای رقابت در این بازار آماده کنیم.  زمانیکه ما با استفاده از منطق و تحلیل عمل میکنیم بخش قابل توجهی از هزینه ها و ریسک های ناشی از رکود احتمالی بازار را پوشش بدهیم و به این ترتیب هزینه های خود را  تا حد زیادی کاهش میدهیم.

سناریو و متغیرهای خارجی

تفکر سیستمیک سازمان را دارای مرز می داند و همانطور که به نیروهای خارجی توجه دارد، به متغیرهای داخلی نیز نظر دارد. به همین منوال در هر موضوع، متغیرهای داخلی و خارجی را کاملا در نظر می گیرد. روش هایی مانند مصاحبه، تحلیل داخلی، گروه های داخل سازمان و افراد تاثیرگذار همگی ما را از تمرکز تنها بر متغییرهای خارجی اجتناب می دهند.  هدف از تفکر سیستمیک با استفاده از سناریو در سازمان ها این است که خود را برای حوادث مختلف آماده کنیم و اتفاق هایی که برای دیگران بحران به حساب می آید برای ما قابل توجیه باشد.

افزایش نزدیکی و همگرایی در سازمان ها

در برنامه ریزی استراتژیک  مبتنی بر سناریو  افراد یک سازمان برای تبادل نظر، جلسات مشترکی را ترتیب میدهند تا نظرات دقیق و کارشناسی خود را به یکدیگر منتقل کنند. این نظرات به تدریج یه یکدیگر نزدیک میشوند و ظرفیت های یک سازمان را مشخص میکند. به نوعی  این گفتگوی استراتژیک موجب پیدایش مدل ذهنی مشترک بین اعضا میشود که این مدل باعث ایجاد یه زبان مشترک در سازمان و در نهایت کاهش چسبندگی در اطلاعات میشود.

در انتها

برنامه ریزی استراتژیک بر مبنای سناریو و گفتگوی استراتژیک باعث میشود که خطاهای  تصمیم گیری به حداقل برسد و دست مدیران برای انتخاب بین استراتژی ها باز باشد. این روش با تمام مرایایی که به همراه دارد معایبی هم به همراه دارد مانند اینکه  برای هر تصمیم یک پاسخ روشن نداریم و با قاطعیت نمیتوانیم تصمیم گیری کنیم.